主讲：王雯雯老师
【课程背景】
在当今快节奏的商业环境中，会议已成为企业日常运营中不可或缺的一部分。然而，许多企业却面临着一个令人头疼的问题：会议效率低下，甚至成为阻碍工作效率提升的“隐形杀手”。这种现象不仅让员工感到疲惫和沮丧，也让企业管理层意识到，会议管理的现状亟待改善。
例如，许多行政人员在组织会议时，常常因为会前准备不足，导致会议目标不明确、议程安排混乱。结果是，参会人员在会议中摸不着头脑，讨论方向偏离主题，会议时间被无端拉长，却无法达成有效的决策。这种现象不仅浪费了大量的人力和时间成本，还让员工对会议的必要性产生质疑，降低了工作积极性。这种低效的会议组织方式带来了直接的经济成本。例如，因会议效率低下导致的项目延误，可能使企业错过最佳市场时机；而频繁的无效会议则消耗了大量的人力资源，增加了人力成本。更严重的是，这种低效的会议文化还可能影响企业的整体执行力和竞争力。
这些问题不仅影响了会议的效率，还导致了一系列不良的工作方式。例如，许多行政人员在组织会议时，往往习惯性地邀请过多无关人员参会，导致会议冗长且效率低下。又如，在会议中，缺乏有效的互动技巧，使得参会人员参与度低，甚至出现“沉默是金”的现象。而在会后，缺乏明确的跟进机制，使得会议纪要被束之高阁，行动任务无人落实。
这些问题的存在，不仅让行政人员感到困惑和无奈，也让企业管理层意识到，必须通过系统的培训来提升会议组织与管理的能力。因此，本课程应运而生，旨在帮助行政人员掌握高效会议的全流程管理方法，从会前准备到会中执行，再到会后跟进，确保会议目标明确、流程有序、成果显著。同时，课程还将针对线上和线下会议的特殊挑战，提供实用的工具和技巧，帮助学员应对技术故障、互动不足、场地选择等实际问题。通过本课程的学习，学员将能够显著提升会议效率，优化会议成本，增强团队协作能力，从而推动企业整体运营效率的提升。
【课程收益】
Ø 提升会议效率：掌握高效会议全流程管理方法，从会前准备到会后跟进，确保会议目标明确、流程有序、成果显著，避免会议低效和冗长。
Ø 提升线上会议效果：针对线上会议的特殊挑战，如技术故障、互动不足、节奏失控等问题，提供实用的工具和技巧，帮助学员高效组织线上会议，确保远程协作顺畅高效。
Ø 优化线下会议管理：聚焦线下会议的痛点，如场地选择、签到接待、突发情况处理等，提供系统的解决方案和应急预案，确保线下会议组织有序、执行高效，避免因细节问题影响会议效果。
【课程特色】
Ø 实战性强：课程结合实际案例，通过小组讨论、场景模拟等方式，让学员在真实场景中练习高效会议技巧，确保所学即所用，快速提升实操能力。
Ø 系统全面：从会议的定义、价值到全流程管理，涵盖会前、会中、会后各个环节，帮助学员构建完整的会议管理知识体系，全方位提升会议管理能力。
Ø 互动性高：采用教练式培训方式，鼓励学员积极参与，通过提问、反馈、角色扮演等互动环节，激发学员思考，增强学习效果，让培训更加生动有趣。
【课程对象】负责会议组织、协调及管理的行政人员、部门助理、项目经理、团队负责人以及需要提升会议效率的相关人员
【课程时间】1天（6小时/天）
【课程大纲】
一、会议为何总是低效？问题究竟出在哪里？
1、 会议效率低下的常见原因
Ø 会前准备不足
Ø 会中组织混乱
Ø 会后跟进缺失
Ø 会议效率低下的冰山图
小组分享：组织中常见会议效率低下的现相是什么？为什么？
2、高效会议的特征
Ø 明确的目标
Ø 有序的流程
Ø 积极的参与
Ø 显著的成果
二、如何组织高效会议、避免低效？
1、会前准备
Ø 明确会议目标
• 确定会议主题与预期成果
• 设定SMART目标
个人自查：不必开会的5个如果，和必须开会的5个如果
Ø 选择合适的参会人员
• 避免无关人员的参与
Ø 设计会议议程
• 确定会议议程结构
• 分配时间和责任
Ø 提前沟通与资料准备
• 发送会议通知与背景资料
• 确保参会人员提前了解议题
2、会中执行
Ø 开场与引导
• 开场白的技巧
• 明确会议规则与流程
Ø 时间管理与议题推进
• 使用时间管理工具
• 有效引导讨论，避免跑题
Ø 促进参与与互动
• 鼓励发言技巧
• 处理不同的意见与冲突
Ø 决策与总结
• 明确决策方式：四种群体决策策略
小组讨论：哪些场景适合不同的决策策略
• 总结会议成果
3、会后跟进
Ø 会议记录与分发
• 记录重点内容与决策
• 及时分发会议纪要
Ø 行动任务分配与追踪
• 明确责任人与时间节点
• 定期检查任务进度
Ø 会议效果评估
• 收集反馈意见
• 主持人会后自我评定问卷
个人自查：复盘最近的一次会议，进行自我评定
三、线上会议的特殊挑战与应对策略
Ø 技术与设备问题
Ø 参会者互动不足
Ø 会议节奏失控
小组分享：学员分享自己遇到的类似情况，及如何应对
2、线上会议的实用工具与技巧
Ø 会议平台功能的高效利用
Ø 线上参会者引导技巧
Ø 线上会议的应急预案
四、线下会议的特殊挑战与应对策略
1、 线下会议的特殊挑战
Ø 场地与设备准备
Ø 签到与接待管理
Ø 突发情况处理
小组分享：学员分享自己遇到的类似情况，及如何应对
2、线下会议的实用工具与技巧
Ø 场地选择清单
Ø 签到流程优化
Ø 线下会议的应急预案
五、会议预算管理与成本控制
1、 会议预算管理的重要性
Ø 预算超支的原因
Ø 预算管理的意义
2、 会议预算管理的实用方法
Ø 预算编制技巧
Ø 费用控制策略
案例分析：结合案例，小组讨论有哪些地方有费用节省空间
Ø 预算调整与优化
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周远祥
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